業務効率化コース

生成AIを活用した業務効率化方法を学べます。

はじめての業務効率化

業務効率化実践課題・営業

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**ChatGPTを活用して、複雑な交渉が絡むビジネスメールへの返信を迅速かつ効果的に作成しましょう。**

この課題では、相手の意図を的確に捉えつつ、複数の要件に対応した返信メールを作成します。高いメール作成スキルに加え、状況に応じた柔軟なコミュニケーション能力を養います。

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### **課題のゴール：**

- ChatGPTを活用して、条件交渉を含む複雑なメール返信を効率的に作成するスキルを習得します。
- メールのトーンや内容を状況に応じてカスタマイズする応用力を向上させます。

### **所要時間：**

- 10分

### **使用ツール：**

- ChatGPT

### **シナリオ：**

- あなたは株式会社テックソリューションの営業担当者です。クライアントである株式会社グリーンエナジーから、以下のようなメールを受け取りました。このメールに対する返信を作成してください。

**メール文章：**

```jsx
株式会社テックソリューション
営業部 鈴木様

いつもお世話になっております。

株式会社グリーンエナジーの山田です。

先日は製品の導入条件についてご説明いただき、ありがとうございました。  
社内での検討の結果、以下の条件について再度確認させていただきたく、ご連絡差し上げました。

1. 初期費用の10%割引が可能かどうか
2. 納期を2週間早めることができるか
3. 契約期間を現行の1年から2年に延長した場合の料金体系

また、上記の変更が可能である場合、正式な見積もりをいただけますでしょうか。

なお、これらの条件についての回答を、今週金曜日までにいただけると幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

山田
```

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### **手順：**

### **1. ChatGPTで返信作成 (7分)**

- 以下のプロンプトを使用して返信を作成します。

**プロンプト例 ※赤字部分はご自身でアレンジしても構いません**

```jsx
以下のメールに対する返信を作成してください。

#メール内の条件に対する返信内容
- 1. 割引に関して：社内承認が必要だが検討可能。
- 2. 納期に関して：現状維持で調整不可。
- 3. 契約延長に関して：料金体系を柔軟に提案可能。

#トーン
- 丁寧かつ誠実に

[シナリオのメール文章]
```

- ✅チェックポイント：
    - 条件別に内容が明確に回答されているか？
    - クライアントに配慮した表現が使われているか？
    - 書式やトーンが適切か？

### **2. 調整と確認 (3分)**

- 必要に応じて、以下のプロンプトで校正も行います。
    
    ```jsx
    このメールに誤字脱字や文法ミスがないか確認してください。
    ```
    

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### **FAQ（よくある質問）**

1. **「要望に対応できない場合、どのように表現すればよいですか？」**
    - 「具体的な理由を添えて、別の提案を加える」ことで、誠実さと解決策を示します。
2. **「条件が曖昧な場合、どう返信すればよいですか？」**
    - 「具体的な確認事項を相手に提案し、明確化を依頼する」形に調整してください。
3. **「トーンが固すぎると感じた場合、どう調整すればよいですか？」**
    - 「柔らかい言い回しに変更しつつ、誠実さを維持する」ようChatGPTに依頼します。

2. ビジネスメールへの返信作成（中級）