業務効率化コース

生成AIを活用した業務効率化方法を学べます。

はじめての業務効率化

業務効率化実践課題・営業

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**ChatGPTを活用して、ビジネスメールの返信作成を効率化する方法を学びましょう。**

この課題では、指定されたメールに対する適切な返信をAIに作成してもらいます。返信メールの作成スキルは、日常業務や副業でのコミュニケーション効率化に役立ちます。

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### **課題のゴール：**

- ChatGPTを活用し、ビジネスメールの返信を迅速かつ適切に作成するスキルを習得します。
- 実務で即活用可能なメール作成力を向上させます。

### **所要時間：**

- 10分

### **使用ツール：**

- ChatGPT

### **シナリオ：**

- あなたは株式会社サンカクの営業担当者です。クライアントである株式会社マルの加藤様から、以下のようなメールを受け取りました。このメールに対する返信を作成してください。

**メール文章：**

```jsx
株式会社サンカク

営業部 高橋様

いつもお世話になっております。

株式会社マルの加藤です。

先日はお打ち合わせのご提案をいただき、ありがとうございます。

以下の日程でご都合の良いお時間がございましたらご教示いただけますでしょうか。

1. 2月11日（火）10:00〜11:00
2. 2月12日（水）14:00〜15:00
3. 2月13日（金）16:00〜17:00

いずれもオンライン（Zoom）での実施を予定しておりますが、ご希望のプラットフォームがございましたらお知らせください。

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

加藤
```

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### **手順：**

### **1. メール内容の確認 (3分)**

- シナリオ内の青字部分を確認し、返信に必要な要点を整理します。
    
    
    **確認ポイント**：
    
    - 自分の対応可能な日程を把握する
    - 必要に応じてプラットフォームの変更希望があれば検討する
- **✅チェックポイント**：
    - 要点を整理し、返信に必要な情報が明確になったか。

### **2. ChatGPTにプロンプトを入力して返信を作成 (5分)**

- 以下のプロンプトを参考に、ChatGPTに返信メールの作成を依頼します。

**プロンプト例 ※赤字部分はご自身でアレンジしても構いません**

```jsx
以下のメールに対する返信を作成してください。
私は2月12日（水）14:00〜15:00に対応可能です。
プラットフォームはZoomで問題ありません。

#メール文章
[シナリオのメール文章]
```

- **✅チェックポイント**：
    - ChatGPTが作成したメール内容が明確かつ適切か確認する。

### **3. 返信内容の確認と調整 (2分)**

- ChatGPTの提案内容を確認し、以下のプロンプトで調整を依頼します。
    
    **プロンプト例 ※赤字部分はご自身でアレンジしても構いません**
    
    ```jsx
    トーンをもう少しフォーマルにしてください。
    ```
    
    ```jsx
    より簡潔に表現してください。
    ```
    
    ```jsx
    確認のお願いを柔らかい表現に変更してください。
    ```
    

- 必要に応じて、以下のプロンプトで校正も行います。
    
    ```jsx
    このメールに誤字脱字や文法ミスがないか確認してください。
    ```
    

- **✅チェックポイント**：
    - 修正後のメールが適切なトーンで、内容が明確になっているか。

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### **FAQ（よくある質問）**

1. **「返信内容が一般的すぎる気がします。もっと具体的にするには？」**
    - ChatGPTに「私の都合を具体的に反映してください」や「会議の目的に触れた内容にしてください」と依頼すると、より具体性が増します。
2. **「トーンがフォーマルすぎる／カジュアルすぎる場合、どうすればいいですか？」**
    - 「フォーマル（またはカジュアル）なトーンに変更してください」と指示すると、適切なトーンに調整できます。
3. **「メールの構成が見づらい場合、どう改善すればいいですか？」**
    - 「箇条書きを加えて読みやすくしてください」と依頼すると、視認性が向上します。
4. **「時間が足りず、返信内容が簡潔すぎる気がします。どう補足すればいいですか？」**
    - ChatGPTに「この内容をもう少し丁寧に説明してください」と依頼することで、補足が可能です。
5. **「完成した返信内容が他のメールと似ている気がします。個別感を出すには？」**
    - 「加藤様の提案に感謝する文言を追加してください」など、個別の要素を指示すると個性が出ます。

1. ビジネスメールへの返信作成（初級）