業務効率化コース

生成AIを活用した業務効率化方法を学べます。

はじめての業務効率化

業務効率化実践課題・日常業務

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**ChatGPTを活用して短時間で質の高いアジェンダを作成するスキルを習得します。**

会議の効率的な進行には、明確で適切なアジェンダが欠かせません。しかし、準備に時間がかかりすぎたり、目的に沿わない内容になると生産性が低下します。会議の目的や参加者に合わせたカスタマイズ方法を学び、業務や副業で即実践可能な能力を磨きます。

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### **課題のゴール**

- ChatGPTを活用し、会議の目的に合致したアジェンダを効率的に作成するスキルを身につけます。
- 作成したアジェンダを基に、会議を円滑に進める準備が整います。

### **所要時間**

- 約15分

### **使用ツール**

- ChatGPT

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### **手順**

### **1. 会議の基本情報を整理（5分）**

- まず、作成するアジェンダの基となる情報を整理します。以下のポイントを考慮し、会議の目的や参加者に応じた内容を書き出してください。
    
    **会議情報：**
    
    - **会議の目的:** 決定事項の確認、新規提案の議論、進捗報告など
    - **参加者:** 部署や役職、関係者のリスト
    - **所要時間:** 会議全体の時間（例: 60分）
    - **議題:** 具体的な話し合いのトピック（例: 新プロジェクトの進捗、予算承認）

**✅チェックポイント**

- 必要な情報が網羅されているか？
- 会議の目的が明確で、議題が具体的か？

### **2. ChatGPTにプロンプトを入力し、アジェンダを作成（5分）**

- 整理した基本情報を基に、ChatGPTにアジェンダの作成を依頼します。以下のプロンプトを使用してください。
    
    
    **プロンプト例 ※赤字部分はご自身で編集してください**
    
    ```
    以下の情報に基づいて、会議のアジェンダを作成してください。
    
    【会議の基本情報】
    - 会議の目的: 新プロジェクトの進捗確認
    - 参加者: 営業部、マーケティング部、IT部（各部門のリーダー）
    - 所要時間: 60分
    - 議題:
      1. プロジェクトの現状報告
      2. 次のステップの確認
      3. リソースの見直しと調整
    
    【必要条件】
    - 時間配分を明記すること
    - 各議題に短い説明を追加すること
    ```
    

- **✅チェックポイント**
    - 作成されたアジェンダが会議の目的に適しているか？
    - 時間配分や議題の説明が適切に記載されているか？

### **3. アジェンダの確認と調整（5分）**

- 生成されたアジェンダを基に、必要に応じてChatGPTに修正や改善を依頼します。以下のプロンプトを活用して最適化を図りましょう。
    
    **プロンプト例 ※赤字部分はご自身で編集してください**
    
    ```
    生成されたアジェンダを修正してください。特に以下を改善してください。
    
    1. 各議題の時間配分をより詳細に記載する
    2. 追加の議題「Q&Aセッション（10分）」を最後に追加する
    3. 「プロジェクトの現状報告」の説明を具体化する
    ```
    

- **✅チェックポイント**
    - 修正後のアジェンダがより詳細かつ実用的なものになっているか？
    - 会議の目的を達成するための流れが明確になっているか？

---

### **FAQ（よくある質問）**

1. **「議題が曖昧すぎて具体的に決まらない場合は？」**
    
    →「議題を具体的な成果物や決定事項に紐づけて提案してください」と依頼します。
    
2. **「時間配分がうまく設定できない場合は？」**
    
    →「60分間の会議で議題ごとに最適な時間配分を提案してください」とリクエストしましょう。
    
3. **「追加の議題を入れたいが、全体の時間を超えてしまう場合は？」**
    
    →「全体の時間を超えないように調整し、重要度に応じて議題を削る提案をしてください」と伝えます。
    
4. **「参加者の属性に応じたアジェンダが必要な場合は？」**
    
    →「以下の参加者（例: マーケティングチーム）に特化した議題を追加してください」と指示します。
    
5. **「複数の会議形式（例: オンラインと対面）に対応するアジェンダが必要な場合は？」**
    
    →「オンライン会議に最適化されたアジェンダを作成してください」と依頼すると、適切な形式に合わせた案が生成されます。
    

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### **実行結果イメージ**

- 以下は、課題の実行結果として得られるChatGPTの出力例です。

**プロンプト：**

```jsx
以下の情報に基づいて、会議のアジェンダを作成してください。

【会議の基本情報】
- 会議の目的: 新プロジェクトの進捗確認
- 参加者: 営業部、マーケティング部、IT部（各部門のリーダー）
- 所要時間: 60分
- 議題:
  1. プロジェクトの現状報告
  2. 次のステップの確認
  3. リソースの見直しと調整

【必要条件】
- 時間配分を明記すること
- 各議題に短い説明を追加すること
```

**ChatGPTの出力例：**
![image](https://prod-code-lesson-api.s3.ap-northeast-1.amazonaws.com/cms/700c679f-9d6e-4c88-951e-33f910787a6e.png)

5. 会議アジェンダ作成