業務効率化コース

生成AIを活用した業務効率化方法を学べます。

はじめての業務効率化

業務効率化実践課題・日常業務

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**ChatGPTを活用して、忙しいビジネスパーソンのためのタスク整理とスケジュール作成を効率化するスキルを習得しましょう！**

本課題では、タスクリストをChatGPTに提供し、AIを秘書として活用する形でスケジュールを最適化します。タスク優先度の判断や時間配分を含めた実践的なスケジュール管理スキルを学びます。

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### **課題のゴール**

- ChatGPTを活用してタスクの優先順位を効率的に設定し、具体的なスケジュールを設計するスキルを習得します。
- 限られた時間の中で効果的にタスクをこなす方法を学び、副業や本業での業務効率化に応用します。

### **所要時間**

- 約15分

### **使用ツール**

- ChatGPT

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### **手順：**

### **1. タスクリストを準備（5分）**

- 自分が現在抱えているタスクをリストアップします。以下の例を参考にして具体的に書き出してください。
    
    **例：タスクリスト（マーケティング担当者のケース）**
    
    - 今週金曜日締め切りのSNS投稿キャンペーンのプラン作成
    - 今日の午後1時〜2時のオンライン広告ミーティング（固定タスク）
    - 本日午後5時締め切りの月次レポート提出
    - クライアントへの企画書送付（明日午前10時締め切り）
    - メール返信（10通、うち5通がクライアントからの質問）
    - Google Analyticsでの週次データ分析（今週末までに実施）
    - チームメンバーへの依頼タスクの進捗確認（適宜）

- **✅チェックポイント**
    - タスクを網羅的にリストアップできたか？

### **2. ChatGPTにプロンプトを入力し、タスク優先順位を分析（3分）**

- ChatGPTに以下のプロンプトを入力して、優先順位を分類してもらいます。
    
    **プロンプト例 ※赤字部分はご自身で編集してください**
    
    ```jsx
    あなたは優秀な秘書です。
    以下のタスクリストを重要度と緊急度に基づいて優先順位を設定してください。
    
    #優先順位：
    ・重要かつ緊急
    ・重要だが緊急でない
    ・緊急だが重要でない
    ・重要でも緊急でもない
    
    #タスクリスト：
    [タスクリストを記入]
    ```
    

**✅チェックポイント**

- タスクがすべて分類され、漏れがないか？

### **3. ChatGPTにスケジュール提案を依頼（3分）**

- 優先度の分類結果をもとに、スケジュールを具体的に計画してもらいます。
    
    **プロンプト例 ※赤字部分はご自身で編集してください**
    
    ```jsx
    以下の優先度に基づいて、午前9時から午後6時までのスケジュールを表形式で提案してください。
    必要に応じてタスクの時間配分も明記してください。
    
    **#優先順位：**
    [2で出力した優先順位リストを記入]
    ```
    

- **✅チェックポイント**：
    - 提案されたスケジュールが業務時間内に収まり、タスク優先度に従っているか。

### **4. 調整と最終確認（4分）**

- 提案されたスケジュールを確認し、必要に応じて以下のプロンプトで調整を依頼します。

**プロンプト例 ※赤字部分はご自身で編集してください**

```jsx
[例：オンライン広告ミーティング]を全体的に減らし、[例：クライアントへの企画書作成]に時間を多めに配分してください。
```

```jsx
[例：午後のタスクが詰まっているので、優先度の低いものを翌日に回してください。]
```

### **5. まとめ：修正を踏まえたうえでの、全文を出力するためのプロンプト**

- 以下のプロンプトを使用して、課題全体を通じた完成版のタスク管理スケジュール提案を一括で実行できます。

**プロンプト例 ※赤字部分はご自身で編集してください**

```jsx
あなたは優秀な秘書です。
以下のタスクリストを重要度と緊急度に基づいて優先順位を設定してください。

#優先順位：
・重要かつ緊急
・重要だが緊急でない
・緊急だが重要でない
・重要でも緊急でもない

#タスクリスト：
[タスクリストを記入]

その後、優先順位に基づいて、午前9時から午後6時までのスケジュールを表形式で提案してください。
午後のタスクが詰まっている場合は、優先度の低いタスクを翌日に回してください。
スケジュールは1時間単位で調整し、必要に応じてタスクの時間配分も明記してください。
```

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### **FAQ（よくある質問）**

1. **「スケジュールの提案が長すぎます。どう改善すればよいですか？」**
    
    →「主要タスク3つだけを優先して提案してください」と指示します。
    
2. **「タスク間に余裕がありません。どう修正できますか？」**
    
    →「タスク間に10分の休憩を入れて再提案してください」と依頼します。
    
3. **「急なタスク追加があった場合、どう対応すればよいですか？」**
    
    →「以下の新タスクを含めてスケジュールを再構築してください」と依頼します。

10. タスクの優先順位整理とスケジュール作成